ZUGFeRD

Elektronische Rechnung via ZUGFeRD

ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Bei staatlichen Einrichtungen sind ZUGFeRD-Rechnungen bereits zum Standard geworden. Daher ist davon auszugehen, dass sich die Richtlinie zu einem deutschlandweiten und vermutlich auch europäischen Pflichtformat entwickelt. Denn etwa die Hälfte aller deutschen Unternehmen sind Zulieferer für den öffentlichen Sektor und müssen daher ihre Rechnungen ZUGFeRD-konform erstellen. Auch die fortschreitende Digitalisierung wird ihren Beitrag zur Verbreitung elektronischer Rechnungen (im EDIFACT- oder ZUGFeRD-Format) leisten. Für den vorausschauend planenden Unternehmer lohnt sich eine Umstellung daher schon jetzt.

Funktionsweise von ZUGFeRD

ZUGFeRD kombiniert das benutzerfreundliche PDF (PDF/A-3b) mit strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format. Das heißt: Der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments, welches die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird eine inhaltlich identische XML-Datei innerhalb des PDF-Dokuments eingefügt, sodass die elektronische Weiterverarbeitung der Rechnung über unternehmensspezifische Softwaresysteme problemlos möglich ist. Vorteilhaft ist zudem, dass PDF/A eine revisionssichere Archivierung der Belege ermöglicht, ohne dass weitere Maßnahmen wie Scannen erforderlich sind. Ein weiterer Vorteil ist, dass ZUGFeRD-Rechnungen mittlerweile mit annähernd jeder Steuer- und Buchhaltungssoftware kompatibel sind. Das spart Zeit und verhindert Fehler beim manuellen Übertragen von Rechnungsdaten. ZUGFeRD ist vereinfacht gesagt eine Art Übersetzung der europäischen rechtlichen Anforderungen (EU-Richtlinie 2014/55/EU, Europäische Norm 16931) und stellt keine Anwendungssoftware dar. Diese Übersetzung bzw. Strukturbeschreibung eines Datensatzes und die damit in Verbindung stehenden Abhängigkeiten müssen in die unternehmenseigene Software implementiert werden.
Bei H. Gautzsch haben Sie die Möglichkeit, die ZUGFeRD Rechnung via E-Mail oder direkt über einen FTP-Zugang zu bekommen.

Vorteile im Überblick

einfache Archivierung von Rechnungen
durchgängige Automatisierung
Umweltschutz durch Reduktion von Papierverbrauch
Kosteneinsparungen durch Wegfall der Druck- und Portokosten

Unterstützte Versionen

ZUGFeRD 1.0

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